Na závěr roku 2021 čeká firmy další rekordní sezona.

Štěstí však bude přát jen připraveným, kteří mají zboží skladem, rychlou expedici a spolehlivou přepravu. Projděte si našich 11 rad, jak logistiku připravit skutečně dobře.

Průměrní prodejci na sezonu navyšují množství zásob tří až čtyřnásobně. Více zboží znamená zpravidla větší tržby, ale taky větší tlak na zvládnutí logistiky. 

Abyste nápor ustáli, pusťte se do příprav. Tady je 11 kroků, které na skladě udělat:

• Rozšiřte tým a posilněte dny, kdy je špička
• Pojistěte svoji logistiku více dopravci
• Domluvte si více svozů během jednoho dne
• Aktualizujte layout skladu
• Zbavte se ležáků
• Udělejte si extra zásoby
• Zlepšete svoje cashflow, aneb kde na to vzít?
• Proveďte údržbu a nakupte techniku do zásoby
• Nakupte MAMA stroj a pojistěte si tak dostatek výplní
• Obaly s potiskem řešte v předstihu
• V sezoně: komunikujte napříč firmou
   

Rozšiřte tým a posilněte dny, kdy je špička

Mít dostatek zaměstnanců bude i letos klíčové – nejen kvůli nárůstu objednávek, ale také přetrvávajícím koronavirovým opatřením, která mohou část vašeho týmu uzavřít doma v karanténě.

S rozšiřováním týmu začněte co nejdříve, abyste nováčky stihli zaučit. I za cenu toho, že nebudete mít všechny zaměstnance vždy plně vytížené. Vyplatí se to, protože naprostý zelenáč by vás v sezoně zdržoval.

Kolik lidí navíc vzít?

Spočítejte si, o kolik více zásilek letos očekáváte versus kolik zásilek váš průměrný skladník zabalí.

Například fulfillmentová služba Skladon zvyšuje počet brigádníků z 30 na 80, aby i v největší krizi měla „po kom“ sáhnout.

Výkyvy v počtu objednávek můžete vykrývat i šikovným plánováním směn. Posilněte nejvíce vytížené dny – tradičně pondělky, úterky a speciální akce typu Black Friday (viz přehled v článku Jak připravit online marketing na sezonu 2021).

Rozšíření týmu je potřeba řešit s předstihem. V sezoně bývá trh práce „vybraný“.
 

Pojistěte svoji logistiku více dopravci

Nasmlouvat si více než jednoho přepravce je v roce 2021 nutností. 

V sezoně e-shopy odesílají až 3× víc balíků než v běžných měsících. Takový nárůst způsobuje přepravcům rok co rok velké problémy. 

Připomeňme si listopad 2020 – balíkoví přepravci vyčerpali kapacity svých dep do té míry, že zastropovali počet přijímaných zásilek.

Nejeden e-shop, který běžně posílal 100 objednávek denně, musel ze dne na den počet omezit na 20 a rychle hledat jiná řešení. 

Přestože se z toho řada přepravců poučila, neměli byste všechno sázet na jednu kartu.

Zajistěte si alespoň 2 různé dopravce, kteří mají na sobě nezávislá depa a vozové parky. Bude-li problém u dopravce A, můžete přesměrovat zásilky na dopravce B. A to třeba pouze pro jeden konkrétní region.

V sezoně to s přepravci bude komplikovanější. Buďte na to připraveni.
 

Domluvte si více svozů během jednoho dne

Pokud k vám řidiči běžně zajíždějí jen 1× denně, může vám extra svoz ulehčit. 

Sice vám přibude papírování kolem, ale na expedici se vám uvolní cenný prostor na vychystání dalších balíků.

Pokud jste dost velcí a odesíláte nižší stovky zásilek denně, můžete si u dopravců nasmlouvat i to, aby u vás nechali přistavenou dodávku, kterou můžete během dne plnit.

Tyto služby zpravidla nejsou zpoplatněné. Stačí se ozvat svému obchodnímu zástupci a probrat s ním všechny možnosti, které existují.

Pokud máte na expedici těsno, zkuste si domluvit častější svoz.
 

Aktualizujte layout skladu 

Chytře navržený sklad může vašim zaměstnancům ušetřit tisíce kroků a vám tisíce korun.

Sedněte si proto k číslům, projděte osobně sklad, zabalte si pár objednávek… a co vám neřeknou čísla, to vám určitě řeknou vaši zaměstnanci.

Vaším cílem je zefektivnit práci a zkrátit pickovací trasy. Snažte se proto:

• Populární a vysoce obrátkové položky dávat dopředu.
• Zvětšit skladovací prostor u populárních položek.
• Položky, které se objednávají často dohromady, umisťovat blízko sebe.

A nezapomeňte na dobré značení skladu, aby se vaši nováčci rychle zorientovali.

Sklad, který je navržený chytře s ohledem na obrátkovost produktů ušetří zaměstnancům tisíce kroků a vám urychlí expedici.
 

Zbavte se ležáků

Udělejte si ABC analýzu skladových zásob a zbavte se céčkových, tedy málo obrátkových položek. 

Nejenže vás jejich skladování stojí peníze, ale ještě vám kvůli nim utíkají prodeje, protože zabírají prostor pro populárnější položky. Časem navíc stárnou, kazí se, ztrácejí na hodnotě.

Pryč s nimi – dejte je do výprodeje nebo je v nejhorším případě odepište. 

Zbavit se ležáků je logický první krok, který vám vytvoří prostor na krok následující – udělat si extra zásoby zboží na sezonu.

Tip: Naučte se ležákům předcházet průzkumem a odhadem očekávané poptávky.

Ležáků se zbavujte průběžně, aby vám neblokovaly místo pro více obrátkové položky.

 

Udělejte si extra zásoby

Je sice hezké, že máte na skladě dost lidí a expedici vám zajišťuje spousta nablýskaných dodávek, ale co naplat, když sklad zeje z kraje sezony prázdnotou a další várka zboží je v nedohlednu. 

Navíc musíte mít na paměti, že i chvilková nedostupnost některého z vašich „bestsellerů“ bude v období mezi polovinou listopadu a koncem sezony automaticky znamenat ztrátu zákazníků. Většina z nich si v tomto období jednoduše nemůže dovolit čekat na naskladnění. To platí i u skalních fanoušků a stálých zákazníků.

Jak se předzásobit?

Zásobování je individuální a velmi náročná disciplína. Pro úspěšné stanovení potřebných zásob je třeba zpracovat následující body:

1. Statistika prodejů z loňské sezony – Jaký očekáváte % růst v letošní sezoně? Co bylo hned vyprodané?
2. Trendy letošní sezony – O co je letos ve vašem odvětví velký zájem? O čem se mluví na sociálních sítích a v médiích?

Podle Paretova pravidla (nebo taky pravidla 80/20) nemusíte analyzovat 100 % vašeho sortimentu. Efektivnější je zaměřit se jen na 20 % nejprodávanějších položek, u kterých budou mít vaše snahy největší dopad. Na ty se pak můžete zaměřit i v rámci PPC reklamy a vaše reklamní sestavy posílit o klíčová slova těchto produktů.

Před Vánoci míváme sklad naplněný až po strop.
 

Zlepšete svoje cashflow, aneb kde na to vzít?

Najmout lidi a nakoupit zboží do zásoby zní logicky, jenže menší nebo začínající podnikatelé budou muset vyřešit, kde na to vzít.

Ještě než se rozhodnete za velké vánoční zásoby zaplatit, zkuste si promluvit s dodavateli a najít řešení, kdy neponesete celou „cashflow“ tíhu sami. Můžete vyzkoušet tyto dva tipy:

1. Zavedení nebo prodloužení platby faktur na splatnost.
2. Odběr zboží formou konsignačního skladu, kdy platíte až za to, co skutečně prodáte.

Metod, jak vylepšit cashflow, je více. Obzvlášť před sezonou se můžou hodit následující tipy:

1. Udělejte si pořádek v tom, co platíte – revidujte své předplacené aplikace a služby. Možná objevíte některé, které můžete na čas stopnout.
2. Omezte dobírku a upřednostněte platby předem a kartou – už loni k tomu přistoupila řada e-shopů navzdory tomu, že zákazníci upřednostňují spíše pozdější platby. Důvody jsou dva – vyplacení dobírky může trvat až týden + objednávky na dobírku zákazníci často nevyzvedávají.
3. Nastavte si rychlejší vyplácení dobírek a plateb z platebních bran – jen pozor, tato služba může být zpoplatněná.
4. Zajistěte, aby vaši klienti platili včas – klíčem je hlídat si termíny a včas klienty upozorňovat na nedodržení termínu plateb.
5. Využijte moderní alternativy financování – jako je Roger, Cashbot nebo proplat.to. Služby pomáhají zkracovat splatnost faktur a překlenout výpadky ve financích. 
6. Vezměte si kontokorent – když je nejhůř, můžete jít cestou úvěru nebo kontokorentu. Pozor si pak dejte zejména na obratovou podmínku a povinnost splatit kontokorent, abyste se nedostali do potíží. 

Omezit platby dobírkou je jedna z cest, jak zlepšit svou cash flow a snížit počet nepřevzatých zásilek.
 

Proveďte údržbu a nakupte techniku do zásoby

To poslední, co v sezoně chcete, je vyměňovat rozbitý regál nebo čekat, až vám dorazí nová tiskárna štítků.

Měsíc do začátku sezony je ideální čas na servis a kontrolu:

• manipulační techniky (VZV, retraky, paletové vozíky…)
• balicích strojů (páskovače, lepičky, ovinovací stroje…)
• balicí techniky (odvíječe pásek, odvíječe fólií, sponkovače…)
• kancelářského vybavení (tiskárny, čtečky…)
• všech regálů a polic

Krom pravidelné revize nakupte vybavení do zásoby, aby každý nováček a pomocná síla měli s čím balit.

Ředitel logistiky Skladonu Max Kovář doporučuje dělat si 20% rezervy – pořiďte zejména odvíječe pásek, odvíječe fólií a čtečky. V záloze se hodí mít i tiskárnu štítků.

Zkrátka to, co by vás opravdu bolelo, kdyby vám to byť jen na pár chvil vypadlo.

Nezapomeňte zkontrolovat vše, co vaši skladníci dennodenně používají.
 

Nakupte MAMA stroj a pojistěte si tak dostatek výplní

Trh s obaly je letos hodně vrtkavý. Přestože už teď máme sklad plný až po strop, nemůžeme 100% zajistit, že všechny obaly budou 100% dostupné. 

Doporučujeme proto nakupovat obaly vždy v předstihu a do zásoby, ne až když jste skoro na suchu.

Pomoci vám může také nákup stroje na výrobu vzduchových polštářků. Výplň si pak vyrobíte sami až ve chvíli, kdy ji budete potřebovat a jediné, co budete muset kupovat, budou zejména krabice a lepicí pásky. Stroj vám navíc ušetří drahocenné místo. 

Už dříve jsme spočítali, že se nákup stroje vyplatí středním a větším firmám. Pokud zatím váháte, ozvěte se nám – rádi vám poradíme.

Vyrábějte si výplň sami, abyste snížili riziko, že nebudete mít do čeho balit.
 

Obaly s potiskem řešte v předstihu

Pokud se chcete zákazníkům vrýt do paměti tím, že na lepicí pásky a krabice umístíte své logo, začněte včas. 

Nejpozději v polovině října, ideálně dříve (viz přehled termínů pro rok 2021, do kdy obaly na zakázku objednat). 

Zakázkový výroba se o Vánocích může protáhnout až na 8 týdnů. V praxi tak můžete své vysněné pásky obdržet třeba na začátku prosince, takže s nimi už moc parády udělat nestihnete.

Chcete o Vánocích balit do vlastního? Pošlete nám ještě dnes poptávku na potištěné krabice nebo lepicí pásky s logem.

Poslat poptávku ➜

To se týká i dárků pro obchodní partnery.

Firmy u nás takové obaly poptávají mnohdy tak pozdě, že je nejde stihnout vyrobit včas. Naštěstí existují pro opozdilce způsoby, jak zabalit firemní dárek na poslední chvíli. I firemní dárky řešené na poslední chvíli můžou vypadat profesionálně, když máte hezké dárkové obaly, do kterých je zabalit.

Tematické pásky jsou skvělý marketingový nástroj jen, když je použijete ve správnou dobu na správném místě. S nákupem těch vánočních proto neotálejte a pošlete nám poptávku co nejdříve.
 

V sezoně: Komunikujte napříč firmou

Poslední tip míří za hranice skladu:

• Pokud se něco vyprodá, marketing to musí vědět, aby vypnul reklamy. 
• Pokud expedice nestíhá, zákaznické oddělení to musí vědět, aby mohlo odpovídat správně na dotazy zákazníků.
• Pokud se něco porouchá, šéf o tom musí vědět, aby zajistil nápravu.

Zkrátka dobrá komunikace = půl úspěchu.

Pokud máte sklad připravený a stihli jste připravit na sezonu i online marketing vašeho e-shopu, tak už je to na vás.

Přejeme vám hladký průběh sezony, spousty objednávek a co nejméně zpožděných dodávek.