Milí zákazníci, opět expedujeme do druhého pracovního dne!
Basket
Prázdný košík

Jak dlouho archivovat (nejen) účetní doklady

Autorem je Míša dne 26. 11. 2020

Nevíte, jaké doklady už můžete vyhodit, abyste získali více místa? Podnikatelé i firmy musí podle různých zákonů uchovávat mnoho dokumentů – od faktur, přes účetní závěrky po mzdové listy. Některé až 30 let!

V tomto článku vám poradíme, jak obrátit chaos v pořádek a přitom splnit povinnosti dané zákonem.

Jak dlouho archivovat účetní doklady

Obsah článku:

Forma archivace

Častým dotazem začínajících podnikatelů je, jestli musí dokumenty uchovávat vytištěné, nebo stačí mít je elektronicky. Zákon umožňuje vést tištěnou, elektronickou i smíšenou formu. 

Pojďme se na formy archivace podívat blíže:

Skladování vytištěných dokumentů

Schovávat si všechny dokumenty vytištěné je snadné. Stačí mít dostatek místa a pomůcky, které vám usnadní třídění dokumentů:

Po ruce byste měli mít dostatek papírů do tiskárny a vhod přijdou určitě prospektové obaly (euroobaly), sešívačka i popisovače.

Pozor si však dejte na blednutí účtenek, které už po roce nemusí jít přečíst. Řešením je jejich naskenování a uchování spolu s originálem.

Šanony uložené do archivační krabice
Třídění dokumentů usnadní celá řada pomocníků.
 

Elektronická archivace

Zbavit se stohů papírů je levné, efektivní a ekologické řešení. Vyžaduje ale víc než jen to, že si dokumenty naskenujete a uložíte do počítače. 

U elektronických dokumentů totiž musíte splnit 3 podmínky:

  • Věrohodnost původu
  • Neporušitelnost obsahu
  • Čitelnost

Jak to udělat? Dokumenty nejdříve podepíšete elektronickým podpisem a poté opatříte kvalifikovaným časovým razítkem, které bude dokazovat, že dokument nikdo neměnil. 

Nezapomeňte ale, že platnost časového razítka je omezená (5 let). Před vypršením platnosti proto musíte dokumenty „přerazítkovat“.

Ošemetné může být i to, zachovat čitelnost – může se stát, že dokumenty uložené před 20 lety nepůjdou otevřít, protože nové programy nebudou umět se staršími formáty pracovat. Nejbezpečnější je ukládat vše do celosvětově uznávaného formátu pro archivaci PDF/A.

Externí hard disk vedle notebooku
Elektronická archivace vyžaduje víc, než uložit dokumenty na disk.
 

Skartační lhůty, aneb jak dlouho archivovat?

Formu archivace jste si vybrali, teď zbývá určit, jak dlouho dokumenty schovávat.

Archivační lhůta se liší podle typu dokladu a zpravidla začíná běžet na začátku následujícího roku, ve kterém byly dokumenty vyhotoveny:

Typ dokumentu Lhůta 
stejnopisy evidenčních listů 3 roky
účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví 5 let
účetní doklady (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy...) 5 let
účetní knihy 5 let
odpisové plány 5 let
inventurní soupisy 5 let
účtový rozvrh 5 let
účetní uzávěrka 10 let 
výroční zpráva 10 let 
daňové doklady pro DPH 10 let 
mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění (pokud zaměstnanec pobírá starobní důchod, lhůta se zkracuje na 10 let) 30 let

 

Dříve než se nenávratně zbavíte starých faktur, doporučujeme ponořit se do zákonů a ověřit si, zda se na vás nevztahuje specifická povinnost.

Povinnosti a skartační lhůty řeší mnoho zákonů, nejdůležitější jsou čtyři:

Co v zákonech naopak nenajdete, je, jak dlouho archivovat daňové přiznání. Důvod je prostý – daňové přiznání archivovat nemusíte. Vaší povinností však je archivovat podklady, na jejichž základě bylo přiznání vyplněné.

Nepřehledná je také situace kolem toho, jak dlouho archivovat smlouvy – doba se liší podle druhu smlouvy. Více informací najdete v tomto článku. Každopádně u mnoha smluv si lhůty určujete sami – při stanovení lhůty záleží zejména na trvání smlouvy a na tom, po jakou dobu může účastník smlouvy uplatňovat svá práva u druhé strany či v případě sporu u soudu.
 

Uložení dokumentů trvalé hodnoty

Některé dokumenty mohou být podle zákona natolik důležité, že musí být před zničením nabídnuty státnímu archivu k posouzení. Pokud to archiv uzná za vhodné, převezme je do svého archivu a udělá z nich tzv. „archiválii“. 

OSVČ mohou zůstat klidní, zbystřit naopak musí s.r.o. nebo akciovky.

Tuto povinnost mají obchodní společnosti, družstva, notáři a některá politická uskupení. Ti musí trvale ukládat dokumenty vyjmenované v příloze č. 1 archivního zákona (např. zakladatelské dokumenty, jednací řády, výroční zprávy nebo účetní závěrky) a nabídnout je archivu k takzvanému „výběru“ poté, co uplyne jejich skartační lhůta nebo nejpozději v případě ukončení činnosti. 

Bez souhlasu archivu není možné takovéto dokumenty skartovat, neboť některé může archiv označit právě za archiválie – tedy dokumenty, které by mohly být důležité i pro budoucí generace.  

Regály v archivu
Jednací řády, zakladatelské dokumenty a jiné dokumenty zpravidla končí v oblastním archivu.
 

Skartační lhůta uplynula. Jak dokumenty zlikvidovat podle zákona?

Můžete se setkat s názorem, že dokumenty lze spálit. Spálení však nedoporučujeme, protože nebývá dokonalé, odlétává popílek i celé útržky...

V dnešní době ochrany dat a osobních údajů je skartace nejbezpečnější metodou, jak dokumenty po uplynutí skartační lhůty zlikvidovat. Stačí si vybrat správnou skartovačku nebo je předat skartační firmě, která je nejen zničí za vás, ale ještě vám předá potvrzení o likvidaci, které se může hodit v případě sporů.
 

Potřebuju povolení ke skartaci?

Ano, v některých případech potřebujete skartační povolení.

Povolení ke skartaci nepotřebujete, pokud se chystáte skartovat například účetní doklady nebo mzdové listy se zákonem určenou skartační lhůtou. Nejde totiž o dokumenty s potenciální trvalou hodnotu.

Pokud byste však podnikali jako s.r.o. nebo akciovka a chtěli se zbavit dokumentů , u kterých máte povinnost nabídnout je nejprve oblastnímu archivu k výběru, zda se nejedná o dokumenty trvalé hodnoty (např. zakladatelské dokumenty, účetní závěrky…), musíte nejdříve poslat příslušnému archivu tzv. skartační návrh a získat od něj skartační povolení, jak jsme psali výše.
 

Skartoval jsem doklady před uplynutím skartační lhůty. Co teď?

Pokud dokumenty skartujete dřív, než byste měli, dopouštíte se přestupku. Za nedodržení povinnosti vám může finanční úřad udělit pokutu do výše 3 % hodnoty aktiv. 

Stejně tak hrozí sankce pro firmy zapsané v obchodním rejstříku, které zničí dokumenty bez souhlasu státního archivu. Mohou počítat s pokutou až 250 000 korun.
 

Starosti můžete přenechat externí firmě

Pokud se vám z tolika povinností zatočila hlava, můžete veškerou práci přenechat profíkům.

Existují firmy, které za vás dokumenty archivují, digitalizují, skartují nebo se dokonce postarají o veškerý proces od začátku do konce. Jedni takoví pracují ve firmě Skovajsa, kteří se postarali o odbornou kontrolu tohoto článku (posíláme velký dík!).

Produkty zmíněné v článku

Ušetříte za poštovné

Zboží si můžete osobně vyzvednout na 1160 místech po celé republice. Při objednávce do 12:00 ho k vám dopravíme hned následující den.
Celé dodací podmínky

Poradíme vám

Na vaše dotazy v pracovní době odpovíme do 2 hodin. S obaly pracujeme 10 let a o zkušenosti se s vámi dělíme na blogu.
Přečtěte si naše rady

Garance spokojenosti

Pokud nebudete se zbožím spokojeni, sami si ho vyzvedneme a vrátíme vám plnou cenu.