Rozcestník

Basket
Prázdný košík

Archivace vytištěných dokladů: jak je třídit snadno + rychle

Autorem je Míša dne 15. 12. 2020

Chystáte se uzavírat účetnictví? Poradíme vám, jak zkrotit stohy papírů a usnadnit si v budoucnosti práci s vyřazováním dokladů. 

Ukládání šanonů do archivační krabice

Přestože roste obliba elektronické archivace dokladů, 100% bezpapírové podnikání je zatím doménou jen hrstky podnikatelů a firem

Pořadače a archivační krabice proto zůstávají nepostradatelnými pomocníky ve většině firem. 

Jak do nich uložit dokumenty po uplynutí jejich skartační lhůty? Máte dvě metody – buď můžete ukládat celé šanony, nebo jen jejich obsah.

Metoda 1: Archivace celých šanonů

Dokumenty můžete archivovat přímo v pořadačích. Je to pohodlné – prostě je dobře popíšete a uložíte do krabice na šanony.

Výhodou je, že jednotlivé listy můžete z pořadačů pohodlně vytáhnout a zase je do nich vracet. Metoda se však hodí spíše na krátkodobější archivaci.

Šanony uložené v archivační krabici
Jedna archivační krabice pojme až 6 velkých pořadačů.
 

Metoda 2: Archivace do archivačních boxů

Dokumenty můžete dlouhodobě uložit i bez šanonů. Postup je jednoduchý: 

  1. Vytáhnete papíry z šanonů
  2. Svážete je archivační sponou
  3. Uložíte je do archivačních boxů
  4. Archivační boxy uložíte skupinově do archivační krabice

Takto uložené dokumenty vydrží v dobrých skladovacích podmínkách (sucho, stálá teplota) i desítky let. Při výběru doporučujeme sáhnout po boxech z archivační lepenky, která dokáže dokumenty chránit lépe než obyčejný karton.

Výhodou této metody je, že si uvolníte šanony pro další použití. Stačí jim vyměnit hřbetní štítky za nové.

Spojování dokumentů pomocí archivační spony
Plastová archivační spona je k papírům šetrnější než kovový mechanismus pořadačů.

Ukládání dokumentů do  archivačního boxu EMBA
Jeden archivační box EMBA pojme obsah i velkých šanonů.

Další pomocníci během archivace

Ať si vyberete jednu, nebo druhou metodu, třídění dokumentů vám usnadní ještě několik oblíbených pomocníků:

Během práce se vám bude hodit ještě sešívačka, euroobaly a popisovače.

Pomůcky pro archivaci - rozdružovače, štítky na šanony, popisovače a sešívaška.
S těmito pomůckami vám půjde třídění lépe od ruky.

Produkty zmíněné v článku

Ušetříte za poštovné

Zboží si můžete osobně vyzvednout na 1152 místech po celé republice. Při objednávce do 12:00 ho k vám dopravíme hned následující den.
Celé dodací podmínky

Poradíme vám

Na vaše dotazy v pracovní době odpovíme do 2 hodin. S obaly pracujeme 10 let a o zkušenosti se s vámi dělíme na blogu.
Přečtěte si naše rady

Garance spokojenosti

Pokud nebudete se zbožím spokojeni, sami si ho vyzvedneme a vrátíme vám plnou cenu.